Talous ja vero, Kirjanpito

Kirjanpitoaineiston säilytysajat

18.4.2024

Säilytysajat kirjanpitolaissa ja muussa lainsäädännössä

Kirjanpitoaineiston säilytysajasta säädetään kirjanpitolain 2:10:ssä.

Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto tulee säilyttää kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy. Jos tilikausi on päättynyt esimerkiksi 30.4.2017, tositteita on säilytettävä 31.12.2023 asti.

Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot ja tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tilikauden päätyttyä esimerkiksi 30.4.2017 kirjanpitokirjoja on säilytettävä 30.4.2027 asti.

Kirjanpitoaineiston säilyttämisajoista säädetään myös muussa lainsäädännössä. Arvonlisäverolainsäädännön mukaan kiinteistöinvestointeja koskevat tositteet on säilytettävä 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin arvonlisäverolain mukainen tarkistuskausi on alkanut. Käytännössä säilytysaika on vähintään 14 vuotta. Yleisen kuuden vuoden säilytysajan jälkeen laskut ja tositteet voidaan kuitenkin korvata erillisellä selvityksellä (Verohallituksen päätös Dnro 1877/40/2007, 12.12.2007).

Suositeltavaa on, että kiinteistöinvestoinnin valmistumisen yhteydessä laaditaan Verohallinnon päätöksen mukainen, veron tarkistamisessa tarvittavat tiedot sisältävä selvitys. Erityisen suositeltavaa selvityksen laatiminen on verovelvollisille, jotka eivät saa veron tarkistamisessa tarvittavia tietoja erillisestä järjestelmästä ja/tai eivät halua säilyttää tositeaineistoa kuuden vuoden määräajan jälkeen. Ainoastaan tositteiden säilyttämisestä huolehtiminen ei käytännössä riitä, vaan on myös huolehdittava siitä, että tarkistusaikana on käytettävissä tieto koko investoinnin sisältämästä verosta sekä määrä, joka vähennettiin valmistumisen tai käyttöönoton yhteydessä. Nämä tiedot sisällytetään Verohallinnon päätöksen mukaiseen selvitykseen.

Ennakkoperintälaissa säädetään palkkakirjanpidon säilyttämisestä. Palkkakirjanpito on säilytettävä 10 vuotta tilikauden päättymisestä noudattaen muuten mitä kirjanpitolaissa säädetään kirjanpitoaineiston säilytysajasta. Muistiinpanot ja tositteet on säilytettävä kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jolloin suoritus on maksettu.

Kirjanpitolaista poikkeava säilytysaikaa koskeva velvoite voi syntyä myös EU-lainsäädännön perusteella tai perustua kirjanpitovelvollisen tekemään sitoumukseen. Kirjanpitolautakunnan lausunnon 1824/2008 mukaan hyvä kirjanpitotapa edellyttää, että kaikkia kirjanpitovelvolliseen kohdistuvia kirjanpidollisia säädös- tai sopimusperusteisia velvoitteita noudatetaan. Jos tietystä tositeaineistosta on samanaikaisesti voimassa useita säilytysaikavaatimuksia, noudatetaan pisintä aikaa.

Säilytysaikoihin voi myös liittyä yleisiä suosituksia, jotka poikkeavat lainsäädännön edellyttämistä vähimmäisajoista.

Kuusi vuotta säilytettävä aineisto

Kirjanpitolautakunnan yleisohjeessa kirjanpidossa menetelmistä ja aineistoista 1.2.2011 annetaan esimerkkejä liiketapahtumia kuvaavista tositteista, liiketapahtumia koskevasta kirjeenvaihdosta ja koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvityksistä.

Tosite voi muodostua yhdestä tai useammasta asiakirjasta, tiedostosta tai niiden osista. Sama asiakirja voi toimia usean toistuvan tapahtuman tositteena. Esimerkkinä KILAn yleisohjeessa mainitaan sopimukseen perustuvat vuokran maksut. Vuokran maksun todentava tosite muodostuu maksutositteesta ja vuokrasopimuksesta. Sopimusta ei tarvitse liittää jokaiseen maksutapahtumaan, mutta tositteessa tulee olla viittaus kyseiseen sopimukseen. Arkistoinnissa on huomioitava, että tositteen tietosisältöä on voitava tarkastella kokonaisuutena.

Tositteita ovat muun muassa rahalaitoksen antamat tiliotteet, tiliotteen liitteenä olevat erittelyt saapuneista viitemaksuista, laskujen maksupalvelun erittelyt ja erittelyt toistuvaissuorituksina maksetuista palkoista sekä käteiskassatositteet ja käteiskassan päiväkohtaiset yhteenvedot.

Myyntiin liittyviä tositteita ovat myyntilaskujen lisäksi esimerkiksi tietojärjestelmästä tulostetut myyntiraportit, joista ilmenevät kirjanpito- ja arvonlisäverolain edellyttämät tiedot. Myyntilaskuihin liittyvät lähetteet ovat tositteita silloin, kun itse laskusta ei käy ilmi, mitä on myyty ja milloin luovutus asiakkaalle on tapahtunut. Jos tiedot löytyvät laskuista, lähetteitä ei tarvitse säilyttää.

Ostolaskuihin liittyvät lähetteet ja ostotilaukset ovat säilytettävää tositeaineistoa, jos itse laskusta ei ilmene, mitä on ostettu ja milloin ostettu tavara tai palvelu on vastaanotettu. Silloin kun osto perustuu sopimukseen, josta ei saada erillistä laskua, sopimus on tositeaineistoa. Myös tiedot sopimuksen laatimisen jälkeen tehdyistä hinnankorotuksista tulee säilyttää.

Palkanlaskennan tositeaineistoa ovat esimerkiksi palkkalaskelmat, palkkojen yhdistelmät ja lomapalkkavelkalaskelmat sekä ulosoton ja ay-maksujen tilityksen todentavat tositteet. Myös lääkärintodistukset, jotka todentavat liiketapahtuman, kuten sairausajalta maksettavan palkan, ovat tositteita.

Liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa ovat esimerkiksi kirjanpidon perusteella tehdyt viranomaisilmoitukset ja eläkevakuutusyhtiöille annetut ilmoitukset. Yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirjat ovat kirjeenvaihtoa, mutta jos niiden perusteella on tehty kirjauksia, ne ovat tositteita.

Mikäli kirjanpidon täsmäytykset tehdään erillisten täsmäytysraporttien tai -laskelmien avulla, nämä ovat kuusi vuotta säilytettävää kirjanpitoaineistoa. Jos näiden selvitysten perusteella tehdään korjaus- tai oikaisukirjauksia, kysymys on tositteista.

Kirjanpitokirjat ja muu 10 vuotta säilytettävä aineisto

Kirjanpitokirjoja ovat päivä- ja pääkirjat. Kirjanpitokirjoja voivat olla myös osakirjanpidoista laaditut päivä- ja pääkirjat. Esimerkiksi myynti- ja ostoreskontran aika- ja asiajärjestyksessä olevia raportteja ei kuitenkaan tarvitse säilyttää erikseen, jos samat tiedot löytyvät pääkirjanpidon päivä- ja pääkirjoista.

Palkkakirjanpidon raporteista10 vuoden säilytysaika koskee kirjanpitokirjoihin verrattavissa olevaa aineistoa, palkkakausikohtaista listausta maksetuista palkoista tiliöinteineen ja palkkakortteja. Liikearkistoyhdistys ry suosittelee, että palkkakortteja säilytetään 50 vuotta. 50 vuoden säilytysaika perustuu siihen, että tiedot vaikuttavat eläkkeiden määräytymiseen. Käytännössä tämä pidempi säilytysaika koskee ainakin ennen työntekijän eläkelain (2006) voimaantuloa koskevia tietoja, ja sen jälkeen olevien tietojen osalta 10 vuotta riittänee.

Tililuettelon lisäksi 10 vuotta säilytettävää aineistoa ovat tilinpäätös, tase-erittelyt ja liitetietojen erittelyt sekä konsernitilinpäätöksen yhdistelylaskelmat. Kaikki kirjanpitoaineisto voidaan säilyttää sähköisesti.