Palkka ja työsuhde, Palkanlaskenta, Tasa-arvo ja yksityisyyden suoja
Henkilötietoja sisältävien asiakirjojen säilytysaikoja
Toukokuussa 2018 voimaan tulevan Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisterinpitäjällä on velvollisuus informoida rekisteröityä paitsi tämän oikeuksista myös henkilötietojen käsittelyä koskevista tiedoista. Tällaisiin tietoihin kuuluvat muun muassa henkilötietoja sisältävien asiakirjojen säilytysajat. Pelkästään palkka- ja henkilöstöhallinnossa on valtavasti erilaisia henkilötietoja ja asiakirjoja. Osa on sellaisia, joita on ehdottomasti säilytettävä tietyn ajan ja osaa aineistosta ei saa säilyttää kuin tietyn ajan. Joistain määrätään laissa ja toiset perustuvat suosituksiin.
Valitettavasti tyhjentävää luetteloa siitä, kuinka kauan mitäkin asiakirjaa tulee tai saa säilyttää, ei ole olemassa mutta tässä hieman tietoa keskeisistä lakisääteisistä säilytys- ja kanneajoista.
Työaikalaki määrää työaikakirjanpitoaineiston säilyttämisestä. Käytännössä työaika- ja palkkakirjanpitoon kuuluvat muun muassa työvuoroluettelot, työajan tasoittumisjärjestelmät, perustositteet sekä palkkakortit. Nämä työnantaja on velvollinen säilyttämään kanneajan päätymiseen asti. Kanneaika on työsuhteen kestäessä meneillään olevan vuoden lisäksi seuraavat kaksi kalenterivuotta ja työsuhteen päättyessä kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä. Jos lisä- tai ylityöstä suoritettavan rahakorvauksen sijasta on sovittu annettavaksi vapaa-aikaa ja se on sovittu yhdistettäväksi säästövapaaseen, säilytysaika on kaksi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana vapaa olisi tullut antaa tai työsuhteen päättyessä kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä.
Vuosilomakirjanpito on säilytettävä vähintään kanneajan päättymiseen asti eli vähintään kahden vuoden ajan sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana vuosiloma olisi tullut antaa tai lomakorvaus maksaa.
Työsuhteen päättyessä kanne on saatavan raukeamisen uhalla nostettava kahden vuoden kuluessa työsuhteen päättymisestä. Koska työehtosopimukseen perustuvaan lomasaatavaan saatetaan soveltaa työsopimuslain vanhentumisaikoja, yleisesti suositellaan vuosilomakirjanpidon säilyttämistä viiden vuoden ajan.
Vuosilomakirjanpito on palkkahallinnon osa ja samalla osa palkkakirjanpitoa. Palkkakirjanpidon yleinen säilytysaika verotusta varten on kuusi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona palkka on maksettu. Näin ollen palkkakirjanpidon yhteydessä pidetyt lomapalkkaa ja lomakorvausta koskevat osat vuosilomakirjanpitoa suositellaan säilytettäväksi vastaavan ajan.
Työsopimuslaissa säädetään palkkasaatavan vanhenemisesta, mikä on viisi vuotta tai työsuhteen päättyessä kaksi vuotta. Näihin liittyvät asiakirjat on siten säilytettävä vähintään kanneajan ajan. Kymmenen vuoden säilytysaika on säädetty työtodistuksille sekä aineistolle, mikä koskee työntekijälle aiheutunutta henkilövahingon korvaamista. Laajan työtodistuksen, joka sisältää tiedot työntekijän työtaidosta ja käytöksestä, toimittamisvelvollisuus on viiden vuoden ajan ja säilyttämiselle riittää vastaava aika.
Ennakkoperintälaki määrää palkkakirjanpidolle kymmenen vuoden säilytysajan ja palkkakirjanpitoon kuuluville tositteille kuusi vuotta. Tällaisia ovat mm. palkkakortit ja -listat, matkalaskut ja kuitit käteispalkanmaksusta.
Kirjanpitolain mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Jollei muualla laissa ole säädetty pitempää määräaikaa säilyttämiselle, tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Henkilötietolaki tuo arkistointiin oman erityisen piirteensä. Muista laeista poiketen laissa ei säädetä siitä, kauanko jotakin tietoa on säilytettävä, vaan siitä, kuinka kauan tietoa saa säilyttää. Laki määrittää arkaluonteisiin tietoihin luettavat tiedot ja miten niitä saa säilyttää. Tällaisia ovat muun muassa lääkärintodistukset ja muut henkilöstön terveydentilaan liittyvät asiakirjat.
Terveydentilatiedot on säilytettävä erillisenä, niitä ei saa säilyttää yhdessä muiden työnantajan keräämien henkilötietojen kanssa. Tietojen suojaamisvelvoite määrää terveydentilaa koskevien tietojen, esimerkiksi lääkärintodistusten, säilyttämistä lukitussa tilassa, sähköisessä arkistoinnissa aineistosta tulee huolehtia tietojärjestelmäsuojauksin, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Säilytysaikasuositus on kaksi vuotta, mutta se voi olla tarpeen vaatiessa pidempikin. Säilytystarve selvitetään kuitenkin kahden vuoden välein.
Työnantajan on etukäteen nimettävä henkilöt tai määriteltävä tehtävät, joihin sisältyy terveydentilaa koskevien tietojen käsittelyä. Työnantajalla on velvollisuus kouluttaa henkilökuntansa henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn toteuttamiseksi, huolehtia suojaamisesta tietoverkoissa sekä huolehtia siitä, että yrityksessä henkilötietoja käsittelevät henkilöt tietävät ja noudattavat vaitiolovelvollisuutta, suojaamisvelvoitetta ja muita henkilötietolain säännöksiä.