Palkka ja työsuhde, Tasa-arvo ja yksityisyyden suoja

Henkilötietojen käsittelystä työpaikalla

Henkilötietojen käsittelyn yleisistä periaatteista

Työnantajalla on oikeus käsitellä vain työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Tästä tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella. Työnantajaa sitovat myös useat muut henkilötietojen käsittelyä koskevat yleiset periaatteet. Henkilötietoja tulee käsitellä huolellisesti, käsittelyn tulee olla ennalta suunniteltua ja tiedot tulee suojata asianmukaisesti. Työnantajan tulee huolehtia siitä, että virheellisiä, epätäydellisiä ja vanhentuneita henkilötietoja ei käsitellä sekä siitä, että tietoja ei käytetä sellaiseen tarkoitukseen, joka ei ole yhteensopiva alkuperäisen tarkoituksen kanssa. Vaikka työnantaja ulkoistaisi tietyn toiminnon, kuten palkanlaskennan, niin se on kuitenkin henkilötietolainsäädännön mukainen rekisterinpitäjä, jonka tulee huolehtia siitä, että työntekijöiden henkilötietoja käsitellään lain edellyttämällä tavalla.

Suunnitteluvelvollisuus

Osana suunnitteluvelvollisuutta jokaisella työnantajalla tulee olla henkilörekisteriseloste, josta ilmenevät muun muassa henkilötietojen käsittelyn tarkoitus sekä se, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan. Lisäksi yhteistoimintalain piiriin kuuluvan työnantajan, jolla on vähintään 30 työntekijää, tulee käsitellä yhteistoimintamenettelyssä periaatteet ja käytännöt siitä, mitä tietoja työntekijästä kerätään työhönoton yhteydessä ja työsuhteen aikana.

Tietojen kerääminen ja luovuttaminen

Työntekijää koskevat henkilötiedot kerätään ensi sijassa häneltä itseltään ja muualta hankittuihin tietoihin tarvitaan yleensä työntekijän suostumus. Suostumusta ei kuitenkaan tarvita esimerkiksi silloin, kun viranomainen antaa tietoja työnantajalle laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi, kuten palkasta perittävien maksujen hoitamista varten. Työntekijällä on oikeus pyytää nähtäväksi, mitä tietoja hänestä on tallennettu, ja tarvittaessa saada virheelliset tiedot oikaistua. Työnantajan luovuttaessa työntekijän henkilötietoja yrityksen ulkopuolelle tulee huolehtia siitä, että työnantajalla on oikeus niitä luovuttaa. Epäselvässä tilanteessa voidaan pyytää työntekijän suostumus luovutukseen.

Terveydentilatiedot

Terveydentilatiedot ovat arkaluontoisia tietoja, ja niitä saadaan käsitellä vain työntekijältä saatuna tai hänen kirjallisella suostumuksellaan. Terveydentilatietoja voidaan käsitellä, kun selvitetään työntekijän poissaolo-oikeutta, työnantajan sairausajan palkanmaksuvelvollisuutta tai työntekijän työkykyä. Terveydentilatietoja, kuten toki muitakin henkilötietoja, saavat työpaikalla käsitellä vain ne henkilöt, jotka niitä työtehtäviensä hoitamiseksi välttämättä tarvitsevat. Käytännössä tämä tarkoittaa yleensä lähinnä työntekijän esimiestä ja palkanlaskijaa. Tietoja ei saa ilmaista ulkopuolisille, ja ne tulee säilyttää muista henkilötiedoista erillään.

Lue aiheesta lisää Työsuhdeasiat-teoksen luvusta I1 Henkilötietojen käsittely työpaikoilla.